Das "Arbeitsheft für Vereinsvorstände" ist seit über 10 Jahren bewährter Begleiter von inzwischen einigen tausend Vereinsvorständen. Das hat gute Gründe. Viele Tabellen, Checklisten und Formulare, die die Vorstandsarbeit erleichtern werden ständig weiter entwickelt und den Bedürfnissen der Vereinsarbeit angepasst. Alle Fakten, alle Zahlen, alle Informationen die sie als Vereinsvorstand benötigen, können Sie in diesem Heft wieder finden. Dazu gehört natürlich, dass sie die entsprechenden Formulare pflegen. Zum Beispiel die Angaben zum Verein. Oder kennen Sie Ihre Vereinsregisternummer beim Amtsgericht auswendig? Und die brauchen Sie, wenn Sie das Amtsgericht anschreiben wollen. Gleiches gilt für die Steuernummer beim Finanzamt. Die wichtigen Adressen, die ihren Verein betreffen, sollten Sie hier ebenfalls eintragen. Es ist durchaus hilfreich, wenn Sie Ihren Ansprechpartner und dessen Telefonnummer beim Finanzamt notiert haben. Vielleicht kann er ihnen in einer schwierigen Situation aus der Sitzung heraus unkonventionell helfen.
Wie oft haben Sie schon Gelder für den Verein verauslagt? Und dann vergessen, die Belege dem Vereinskassierer einzureichen. Oder Sie wissen gar nicht mehr ob Sie sie eingereicht haben oder nicht. Alles dies notieren Sie in Ihrem "Arbeitsheft für Vereinsvorstände". Eine Liste der Dinge, die Sie für den Verein treuhänderisch verwahren, ist für Sie wichtig und kann auch einmal ein wichtiges Dokument gegenüber dem Verein sein. Fixieren Sie ebenso die Aufgabenverteilung im Vereinsvorstand. Und insbesondere notieren Sie die persönlich übernommenen Aufgaben. Dann wissen Sie was sie zu tun haben aber Sie können gegenüber anderen auch belegen, wofür sie keine Verantwortung tragen.
Eine langfristige Planung der Vorstandssitzungen erleichtert allen, diese Termine auch wahrzunehmen. Nutzen Sie dafür ein entsprechendes Formular, das zugleich vorschlägt, für die entsprechenden Sitzungen schon im Voraus Schwerpunktthemen festzulegen. Das erleichtert ihnen die Vorbereitung und macht die Sitzungen interessanter. Eine tabellarisch geführte Anwesenheitsliste des Vorstandes bei Vorstandssitzungen hat schon für manche Ernüchterung gesorgt. Andererseits ist es schön, wenn sie in der Mitgliederversammlung sagen können, welche Vorstandsmitglieder keine einzige Sitzung versäumt haben.
Wichtig für eine funktionierende Vorstandsarbeit ist die Abarbeitung der offenen Positionen aus Protokollen. In Stichworten notieren Sie die offenen Posten und gleichzeitig die Zuständigkeiten für seine Erledigung. Eine tabellarische Aufstellung erinnert Sie jederzeit an die vereinsrechtlichen Verpflichtungen des Vorstandes. Gleichzeitig gibt eine Tabelle Auskunft, welche Informationen sie zwingend für ihre Vorstandstätigkeit benötigen. Nicht zuletzt, um etwaige Haftungsrisiken zu vermeiden.
Wann ist eigentlich laut Satzung der späteste Termin für ihre jährliche Mitgliederversammlung? Natürlich wird dies in dem Formular "Daten der Mitgliederversammlung" geklärt. Zusammen mit einer Checkliste zur Vorbereitung einer Mitgliederversammlung und einer Muster-Tagesordnung werden Sie die nächste Mitgliederversammlung stressfrei organisieren. In weiteren Formularen können Sie die Wortmeldungen ebenso festhalten wie die Wahl- und die Abstimmungsergebnisse. Natürlich gibt es auch Ausführungen zu rechtlich einwandfreien Abstimmungsvorgängen. Kurz und verständlich helfen ihnen Hinweise zu den Beschlüssen der Mitgliederversammlung, zum Umgang mit fehlerhaften Versammlungsbeschlüssen und zu den Anfechtungsfristen im Verein. Und damit sie ihren Mitgliedern mitunter den Spiegel vorhalten können, beschäftigen wir uns auch mit den Treue- und Förderpflichten der Vereinsmitglieder.
Abschließend folgen kommentierte Gesetzestexte zum Vereinsrecht sowie Auszüge aus der Abgabenordnung, um auch steuerliche oder vereinsrechtliche Fragen direkt in der Sitzung klären zu können. Und letztlich gibt es noch einen Bl